Wie Sie Ihre E-Mails vor Verlust schützen.
Was verbirgt sich hinter diesen Begriff und weshalb ist sie so wichtig?
Wer den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) unterliegt, muss Handelsbriefe (umsatzrelevante Geschäftskorrespondenz, wie Angebote, Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheine, etc.) für eine definierte Zeit aufbewahren. Der Gesetzgeber hat eine ergänzende Vorschrift zum Umgang mit digitalen Dokumenten erlassen, kurz GoBD - Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form.
E-Mails haben den klassischen Handelsbrief weitestgehend abgelöst.
Daraus folgt, wer zur Einhaltung der GoB und somit der GoBD verpflichtet ist, muss die E-Mails korrekt archivieren.
E-Mail-Archivierung ist das systematische Speichern und Aufbewahren von E-Mails, die für Ihre Organisation wichtig sind. Mittels einer speziellen Software werden eingehende E-Mails automatisiert archiviert bevor sie in Ihrem Postfach landen. Ausgehende E-Mails werden beim Versand archiviert. Um den rechtlichen Anforderungen Rechnung zu tragen, sollte nur rechtskonforme Software zum Einsatz kommen. Wichtig ist, die richtige Konfiguration der Software, damit der Schutz personenbezogener Daten beachtet wird.
“E-Mail-Archivierung gilt nur für Konzerne”
Jeder Geschäftsbetrieb – egal ob Konzern, Klein- oder Einzelunternehmen – ist verpflichtet, E-Mails ordnungsgemäß aufzubewahren. Denn: Alle Unternehmen mit einer Gewinnerzielungsabsicht unterliegen den Prinzipien der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD).
“Backups und E-Mail-Archivierung sind das Gleiche”
Es gilt: Backup und E-Mail-Archivierung können sich nicht gegenseitig ersetzen, aber im Zusammenspiel perfekt ergänzen. Ein Backup wird in der Regel täglich zu einem bestimmten Zeitpunkt erstellt. Inhalte können allerdings gelöscht oder geändert werden, sodass sie nicht im Backup gespeichert sind. Diese Form der Datensicherung ist folglich nicht manipulationssicher und reicht nicht aus, um rechtssicher agieren zu können, wodurch zusätzlich eine E-Mail-Archivierung erforderlich wird.
“Datenschutz verbietet E-Mail-Archivierung”
Datenschutz und E-Mail-Archivierung lassen sich mithilfe regelbasierter Löschung in Einklang bringen. Dabei wird festgelegt, dass Nachrichten mit personenbezogenem Inhalt (beispielsweise Bewerbungsunterlagen) nach den gesetzlichen Fristen automatisiert gelöscht werden.
“E-Mails auszudrucken und abzulegen, ist ausreichend”
Nach den GoBD dürfen nur Belege im Originalformat zur Aufbewahrung geschäftlicher Dokumente genutzt werden. Eine E-Mail muss also zwingend digital archiviert werden, da ein Ausdruck einer Kopie entspricht und nicht die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Daher müssen auch Dateianhänge, beispielsweise PDF-Dokumente, im Original erhalten bleiben.
“Nur Rechnungen müssen archiviert werden”
Unternehmen unterliegen der Pflicht, den gesamten Geschäftsprozess zu archivieren – dazu zählen neben Rechnungen auch alle anderen geschäftsrelevanten Nachrichten, beispielsweise Angebotsanfragen, Rücksprachen rund um Projekte, Auftragserteilungen und Lieferbelege.
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